Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, forniamo le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali degli utenti del sito e della piattaforma https://linking-projects.eu.

1. Titolare del trattamento

2. Ruoli: Titolare e Responsabile del trattamento

• Titolare per i dati degli utenti registrati (account, accessi, sicurezza, rapporto contrattuale) e dei visitatori del sito: questa informativa si riferisce a tali trattamenti.
• Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per i dati personali di terzi contenuti nei progetti, nelle attività e nei file che ciascun workspace carica sulla Piattaforma: titolare di quei dati è il workspace, che deve informare gli interessati. Il rapporto è regolato da un accordo di trattamento dati (DPA), richiedibile a info@linking-space.eu.

3. Dati personali raccolti

3.1 Forniti dall'utente

• Account: nome, cognome, indirizzo e-mail, username, password (conservata solo in forma cifrata/hash), eventuale numero di telefono e immagine del profilo.
• Workspace: nome dell'organizzazione, dati di contatto e dati fiscali di fatturazione, ruoli e inviti dei membri.
• Contenuti: progetti, attività, commenti e documenti inseriti nel workspace.
• Comunicazioni: messaggi inviati all'assistenza o tramite i recapiti di contatto.
• Modulo «Contatti»: nome, indirizzo e-mail, azienda (facoltativa), oggetto e testo del messaggio; insieme al messaggio conserviamo l'indirizzo IP in forma troncata, per prevenire abusi.

3.2 Raccolti automaticamente

• Indirizzo IP, browser, sistema operativo e tipo di dispositivo; data e ora di accesso e delle sessioni attive; tentativi di accesso falliti (per la sicurezza dell'account).
• Registro delle accettazioni (Termini, Privacy, consenso marketing) con data, versione del documento, IP e user agent, come prova del consenso.
• Cookie tecnici e, solo previo consenso, altri strumenti (vedi Cookie Policy).

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per usare la piattaforma; in mancanza non è possibile fornire il servizio.

5. Periodo di conservazione

• Dati dell'account: per la durata del rapporto; alla chiusura dell'account sono cancellati o anonimizzati, salvi gli obblighi di legge.
• Dati contrattuali e fiscali: per la durata del contratto e per i 10 anni successivi (art. 2220 c.c.).
• Contenuti del workspace: per la durata del rapporto; dopo la cessazione restano disponibili per l'esportazione per un periodo limitato e poi sono cancellati (vedi Termini di Servizio, art. 13).
• Log di accesso e sessioni: fino a 12 mesi, salvo esigenze di sicurezza o richieste dell'Autorità.
• Registro dei consensi: per il tempo necessario a dimostrare la liceità del trattamento.
• Comunicazioni inviate all'assistenza: 24 mesi dalla richiesta.
• Messaggi inviati con il modulo «Contatti»: 24 mesi dalla ricezione; trascorso questo periodo sono cancellati automaticamente. Se dalla richiesta nasce un rapporto contrattuale, i dati seguono i termini indicati sopra per l'account e per i dati contrattuali.

6. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati a:

• Fornitori di servizi tecnici (hosting, e-mail transazionale, pagamenti) in qualità di Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR;
• Altri membri del tuo workspace, per le informazioni di profilo e di attività necessarie alla collaborazione;
• Professionisti e consulenti (commercialisti, avvocati) vincolati da riservatezza;
• Autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.

I dati non sono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing senza consenso esplicito.

7. Trasferimenti extra-UE

Se alcuni fornitori trattano dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene solo verso Paesi con decisione di adeguatezza della Commissione o con le Clausole Contrattuali Standard (art. 46 GDPR).

8. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS), password conservate con hash, autenticazione a più fattori (TOTP) disponibile per ogni utente, blocco temporaneo dell'account dopo tentativi di accesso falliti, isolamento dei dati tra workspace, controllo degli accessi per ruolo e gestione delle sessioni attive.

9. I tuoi diritti

Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR hai diritto di:

• Accesso (art. 15) – ottenere conferma del trattamento e copia dei dati;
• Rettifica (art. 16) – correggere dati inesatti o incompleti;
• Cancellazione (art. 17) – nei casi previsti;
• Limitazione (art. 18) – in determinati casi;
• Portabilità (art. 20) – ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da macchina;
• Opposizione (art. 21) – al trattamento basato su legittimo interesse;
• Revoca del consenso (art. 7) – in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per esercitarli scrivi a info@linking-space.eu o a m.civitelli@pec.it; risponderemo entro 30 giorni. Se i tuoi dati sono nei contenuti di un workspace di cui non sei titolare, rivolgiti al workspace stesso.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), Piazza Venezia 11 – 00187 Roma.

10. Minori

La piattaforma non è rivolta a persone di età inferiore a 18 anni. Se vieni a conoscenza che un minore ha fornito dati personali, contattaci per procedere alla cancellazione.

11. Modifiche alla presente informativa

L'informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative o organizzative. In caso di modifiche sostanziali gli utenti registrati sono avvisati via e-mail; la versione aggiornata è sempre disponibile in questa pagina con la data di ultimo aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: 13 novembre 2026